Cómo la automatización robótica de procesos (RPA) mejora la productividad del negocio

En toda actividad productiva existen ciertas tareas rutinarias, generalmente vinculadas a procesos que no requieren una toma de decisiones, que exigen mucho tiempo para realizarlas y que, por monótonas, pueden causar problemas de salud física y mental a los encargados de ejecutarlas. Por su parte, desde el punto de vista del negocio, pueden suponer un mayor margen de error, menor eficiencia y lentitud en su ejecución.

Sin embargo, gracias a la tecnología el mundo ha dado pasos agigantados en dirección a que labores rutinarias que exigían intervención humana, sean ahora realizados de mediante robots.

De hecho, una parte fundamental de la transformación digital de las organizaciones es, actualmente, la implementación de programas que se ejecutan de manera virtual y permiten sustituir a una persona en ciertas funciones. Esta evolución se enmarca es la automatización robótica de procesos, o RPA por sus siglas en inglés (Robotic Process Automation). 

RPA… ¿qué es?

Para una mejor comprensión del tema, vale la pena explicar que hablar de RPA implica referirse a tecnologías diseñadas para automatizar procesos manuales y recurrentes.

Esta automatización se lleva a cabo no con un robot físico, como aquellos que abundan, por ejemplo, en la fabricación de automóviles, sino que a través de los llamados robots de software o “bots”, los cuales se encargan de forma autónoma de operaciones rutinarias que, de otro modo, realizaría un empleado: recopilan datos, envían información, completan formularios, gestionan archivos, entre muchas otras acciones. Un ejemplo muy extendido es el uso de chatbots para generar la primera interacción de un cliente con la empresa mediante su sitio web.

Gracias a estas soluciones ha sido posible digitalizar por completo múltiples procesos, contribuyendo a que tareas estructuradas y repetitivas se ejecuten con más rapidez y eficacia, generando ganancias en rentabilidad.

Además, su implementación es relativamente sencilla. La automatización de procesos puede implantarse sin necesidad de realizar costosos ajustes de software o cambios en la infraestructura informática de la empresa, porque los robots RPA pueden interactuar con otros programas, utilizarse en diferentes sistemas y no están limitados a aplicaciones específicas.

Múltiples ventajas

Los beneficios que ofrecen la RPA han llevado a que cada día más empresas incorporan este tipo de soluciones, comprobando cómo la automatización acelera su productividad e incrementa sus ganancias. 

Es más, al abordar uno de los primeros aspectos a resaltar es que favorecen el ahorro de tiempo y de costos, sobre la base de una programación de funciones que limita el margen de error y eleva la rapidez de los procesos. Veamos por qué.

1. Facilidad de uso: La automatización robótica de procesos no necesita programar una interfaz de usuario extra, dado que la interacción imita el comportamiento humano. Además, los empleados de la empresa pueden automatizar los procesos por sí mismos porque los RPA tampoco exigen que tengan conocimientos de programación.
2. Eficiencia operacional: Debido a que los bots automatizan un gran número de actividades manuales, se incrementa la velocidad de procesamiento de tareas individuales y se reduce el margen de error. En consecuencia, mejoran los niveles de calidad en los procesos, aumenta la cantidad y calidad de los datos disponibles, y se garantiza el mantenimiento de un estándar de trabajo y atención.
3. Eficiencia económica: Las soluciones de inteligencia artificial pueden implementarse sin necesidad de realizar costosas inversiones en nuevos sistemas informáticos ni modificar radicalmente aquellos ya existentes. Adicionalmente, un robot puede operar las 24 horas del día los 365 días del año, lo que permite completar actividades repetitivas más rápidamente, elevar la productividad de ciertos procesos y flujos de trabajo, y ahorrar costos.
4. Garantía de calidad: La programación de tareas implica reglas claras definidas de antemano para los bots. La recopilación continua de datos, por su parte, provee a la empresa de una visión detallada de la evolución del negocio, con lo cual puede tomar decisiones más rápidamente sobre la base de información fiable. Todo ello permite asegurar altos niveles de garantía de calidad, seguridad y cumplimiento.
5. Más satisfacción de los empleados: Cuando, gracias a las capacidades adquiridas mediante la automatización, los empleados dejan de invertir tiempo en tareas rutinarias y tediosas, pueden destinar su talento a la ejecución de actividades más estratégicas y de mayor valor añadido, que requieren interacción humana e inteligencia emocional. Como resultado, la motivación de los colaboradores aumenta y con ello el índice de rotación.
6. Más satisfacción de los clientes: El uso de soluciones RPA genera un tratamiento automatizado de las consultas de los clientes. De esta forma, mejora capacidad de respuesta en ámbitos muy sensibles, permitiendo incrementos en los indicadores de satisfacción de clientes, quienes valoran el recibir respuestas más veloces a sus consultas más urgentes, y que, a la vez, exista mayor disponibilidad de personal con tiempo cuando necesiten un asesoramiento más detallado.

En el caso específico de los servicios de contabilidad y financieros, la automatización puede ser de gran ayuda en temas como:

• Gestión de las facturas digitales.
• Automatización del proceso de notificación de transacciones.
• Tratamiento automatizado de la facturación entrante y saliente.
• Administración de solicitudes.
• Mantenimiento de la información de clientes.
• Verificación rápida de documentos.
• Mantenimiento de cuentas.

Invertir, pero con un análisis previo

Como puede apreciarse, una herramienta de RPA puede brindar a las empresas la oportunidad de aumentar su valor y desarrollarse estratégicamente. Y como es una tecnología fácilmente escalable, que puede utilizarse en cualquier tipo de labor, independientemente del proceso, puede proporcionar una enorme ventaja competitiva o incluso ser indispensable para el éxito económico de un negocio. Es la razón por la que cada vez más organizaciones recurren a una de estas soluciones para aumentar su rendimiento.

Pero, ojo, como en todas las cosas, hay que hacerlo bien, y en este caso eso pasa por contar con la asesoría apropiada, implementar un software adecuado y, también, por seleccionar correctamente los procesos dentro de la empresa más apropiados para una automatización. Por ese motivo, es recomendable examinar los flujos de trabajo por adelantado y a continuación proceder a la implementación de un RPA.

Como sea, no cabe duda que la robotización de procesos estará en la primera línea de la innovación… Ustedes, ¿ya invirtieron o piensan invertir en una solución de RPA?

Contacta a nuestro socio Javier.veloso@cl.gt.com para conocer más detalles acerca de esta tecnología.